Prosedur Penyusunan Anggaran Perusahaan Dalam Bidang Jasa

PROSEDUR PENYUSUNAN ANGGARAN PERUSAHAN DALAM BIDANG JASA

1. LATAR BELAKANG MASALAH

Sebagai salah satu cara untuk mengendalikan perusahaan agar dapat mencapai sasaran, dunia usaha telah mengenal sistem pengendalian anggaran. Anggaran adalah suatu teknik yang dapat dipakai oleh manajemen di dalam menjalankan fungsinya di dalam perencanaan proses produksi, pengendalian biaya dan pengendalian laba.


Seperti telah diketahui, dengan makin tajamnya persaingan di dunia usaha, makin terasa pula perlunya perusahaan menentukan arah dan tujuannya dan makin terasa pula arti pentingnya anggaran, yang tidak lain adalah arah atau rencana yang sudah diterjemahkan dalam bahasa dan sistematika keuangan.

Dalam kesempatan ini akan disampaikan dimana letak anggaran dalam proses perencanaan serta sistem penganggaran yang menyangkut segi organisasi, proses, jangka waktu dan macam-macam anggaran.



2. PERUMUSAN MASALAH

Kita semua tahu bahwa di dalam manajemen mengelola perusahaan pasti memerlukan rencana yang tidak menyimpang dari sasaran atau tujuan dari perusahaan itu sendiri. Manajer menentukan dan merencanakan kegiatan baik dari segi biaya maupun dari segi pendapatan agar pucuk pimpinan mengetahui akan dibawa kemana perusanahaan ini di tahun mendatang. Agar kita mengetahui hubungan antara perencanaan dan penganggaran, maka ada baiknya jikalau mengetahui dimanakah sebenarnya letak kegiatan penganggaran di dalam kerangka proses perencanaan secara keseluruhan.



3. PEMBAHASAN

Prosedur penyusunan anggaran perusahaan dalam bidang jasa itu dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :

3.1. PERENCANAAN JANGKA PANJANG

Kita baru dapat mengetahui arah dari perusahaan setelah melihatnya selama jangka waktu yang cukup panjang. Dalam jangka waktu yang pendek kita akan kesulitan mengetahui mau kemana sebenarnya arah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, di dalam melakukan perencanaan, perusahaan juga harus melihat jauh ke depan dalam kurun waktu misalnya tiga sampai lima tahun bahkan mungkin untuk sepuluh tahun kedepan. Dalam kurun waktu tersebut perusahaan harus menentukan sasaran-sasaran apa yang ingin dicapai, dan cara atau strategi manakah yang akan dipakai demi mencapai sasaran tersebut, serta kebijakan-kebijakan apa yang harus diperhatikan di dalam memilih strategi tersebut.

Jadi di dalam rencana jangka panjang terdapat 3 unsur pokok, yaitu :

1. Sasaran, yang menunjukan apa, berapa dan kapan harus dicapai.

2. Strategi, cara apa yang dapat dipakai demi tercapainya sasaran tsb.

3. Kebijakan, batasan-batasan atau sesuatu yang harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam strategi yang akan dipakai, sehingga kebijakan juga merupakan kriteria yang harus diperhatikan di dalam memilih strategi.



Setelah rencana jangka panjang ditentukan, maka semua kegiatan, program kerja atau keputusan yang diambil dari hari ke hari haruslah diusahakan agar selalu di dalam koridor atau sejalan dengan rencana jangka panjang tersebut.



3.2. PERENCANAAN TAHUNAN

Untuk menjamin agar seluruh kegiatan perusahaan selalu ada di dalam kerangka jangka panjang, maka rencana ini dipecah-pecah ke dalam rencana jangka pendek, yang biasanya di dalam kurun waktu tahunan. Rencana tahunan merupakan segmentasi kronologis yang pertama dari rencana jangka panjang.

Di dalam rangka melaksanakan strategi yang sudah ditetapkan di dalam rencana jangka panjang, perlu disusun program-program kerja tahunan. Program kerja tahunan ini kemudian diterjemahkan dalam bentuk dan bahasa keuangan, sehingga terjadilan anggaran tahunan.



3.3. SISTEM PENGANGGARAN

Di dalam menyusun anggaran perusahaan kita perlu memperhatikan aspek- aspek pokok sebagai berikut :

1. Organisasi anggaran.

Dalam organisasi anggaran ini, yang pertama-tama kita tanyakan adalah siapakan yang bertanggung jawab atas tersusunya anggaran ini. Karena yang bertanggung jawab atas tercapainya sasaran perusahaan adalah pucuk pimpinan, maka jelas penanggung jawab atas penyusunan anggaran ini adalah pucuk pimpinan itu sendiri. Untuk melaksanakan tanggung jawab ini, maka biasanya pucuk pimpinan memebentuk suatu panitia anggaran, yang anggota-anggotanya terdiri atas pimpinan-pimpinan bidang pemasaran, produksi, personalia, keuangan, Litbang dan bendaharawan pada masing-masing bagian. Panitia anggaran ini diketuai oleh pucuk pimpinan itu sendiri. Sebagai koordinator atau pelaksana teknis anggaran ditunjuk seorang kepala anggaran.



2. Proses penyusunan anggaran.

Pada dasarnya proses penyusunan anggaran dibagi menjadi 3 tahap, sebagai berikut :

Tahap Perencanaan Jangka Panjang

Tahap ini dilakukan dengan kegiatan sebagai berikut :

a. Peninjauan umum tentang perkembangan jenis usaha baik secara nasional maupun internasional.

b. Analisis atas investasi perusahaan di masa lampau, posisi perusahaan dalam persaingan dan kemungkinan-kemungkinan perkembangannya.

c. Penetapan sasaran dan kebijakan oleh Direktur Utama.

d. Penyusunan Ikhtisar rencana operasi dan investasi dalam rangka mencapai sasaran.

e. Peninjauan atas rencana operasi dan investasi.

Tahap Penyusunan Anggaran Tahunan.

Tahap ini dilakukan dengan kegiatan sebagai berikut :

a. Penyususunan rencana operasi untuk tahun yang akan datang, meliputi bidang penjualan, riset, biaya lain-lain oleh masing-masing bidang, dan disampaikan kepada bagian keuangan atau kepala anggaran.

b. Penyusunan rencan keuangan untuk tahun yang akan datang, meliputi anggaran kas, anggaran investasi, dan rencana pembelanjaan jangka pendek dan jangka panjang. Penyusunan rencana ini dilakukan oleh bidang-bidang yang bersangkutan dan disampaikan kepada bagian keuangan atau kepala anggaran.

c. Penterjemahan rencana ke dalam anggaran operasi dan keuangan oleh bagian keuangan dan kepala anggaran.

d. Penyusunan anggaran operasi dan keuangan dalam format yang sama dengan format laporan kepada manajemen, oleh bagian keuangan atau kepala anggaran.

e. Peninjauan atas anggaran operasi dan keuangan, ditinjau dari akibat-akibat keuangannya, oleh Dirut bersama bagian keuangan dan kepala anggaran.

f. Perubahan atas rencana untuk mencapai hasil yang optimal, dilakukan oleh bagian keuangan dan kepala anggaran.

g. Perubahan anggaran sesuai dengan perubahan rencana, dilakukan oleh bagian keuangan dan kepala anggaran.

h. Pengesahan anggaran oleh Direktur Utama.

Tahap Pengendalian Pelaksanaan Anggaran Tahunan.

Tahap ini dilakukan dengan kegiatan sebagai berikut :

a. Penyususunan laporan berkala menunjukan perbandingan antara anggaran dan realisasinya,

b. Penilaian dan penjelasan atas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

c. Melakukan tindakan koreksi atau revisi anggaran jika memang diperlukan.



3. Macam-macam anggaran.

Karena kita mengenal rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek, maka kitapun mengenal juga anggaran jangka panjang dan anggaran jangka pendek.

Anggaran jangka panjang.

Anggaran ini meliputi :

a. Asumsi-asumsi dasar yang dipakai di dalam menyusun rencana jangka panjang.

b. Proyeksi penjualan.

c. Proyeksi biaya.

d. Proyeksi laba / rugi

e. Rencana investasi.

f. Proyeksi arus kas.

g. Proyeksi personalia yang dibutuhkan.

h. Proyeksi atas proyek-proyek khusus.

Anggaran Tahunan.

Anggaran ini terdiri atas :

a. Anggaran operasi yang meliputi :

1. Anggaran Rugi/Laba

2. Komponen-komponen anggaran rugi/laba :

- Anggaran penjualan.

- Anggaran biaya administrasi.

- Anggaran distribusi.

- Anggaran promosi.

b. Anggaran Keuangan yang meliputi :

1. Proyeksi Neraca

2. Komponen-komponen anggaran neraca :

- Anggaran kas, sumber dan penggunaan dana.

- Anggaran piutang.

- Anggaran investasi.

- Anggaran penyusutan.



Anggaran Biaya Variabel (Variable Budget).

Anggaran ini terdiri atas :

a. Memberikan rumus penetapan biaya-biaya distribusi dan administrasi.

b. Memberikan data untuk pengendalian biaya.

Perhitungan Statistik Yang Diperlukan.

a. Analisa titik keseimbangan menurut Departemen dan seluruh kegiatan operasi.

b. Perkembangan historis dalam angka.

Laporan anggaran Untuk Manajemen (Budget Report).

a. Perbandingan antara anggaran dengan realisasi.

b. Analisis penyimpangan.

4. KESIMPULAN

Dari pembahasan diatas jelas sekali bahwa jikalau perusahaan bermaksud menerapkan atau memakai anggaran di dalam rangka pengendalian usahanya, maka aspek dalam sistem anggaran tersebut diatas perlu diperhatikan. Dengan mengabaikan salah satu aspek dari sistem tersebut, maka program kerja penyusunan anggaran tidak akan efektif. Perlu diperhatikan bahwa anggaran adalah alat untuk mencapai tujuan, dan bukan alat untuk mencari kesalahan orang lain.

Anggaran disamping mempunyai fungsi perencanaan dan fungsi pengendalian juga mempunyai fungsi koordinasi, karena dengan adanya anggaran setiap bidang atau bagian harus memperhatikan, berhubungan atau bahkan mungkin tergantung bidang atau bagian lain.



5. LITERATUR

Gunawan “Anggaran Perusahaan”

Pendidikan dan Pelatihan Manajemen dari PPM Jakarta.